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EP1活用法2)多様な働き方の社員、産休・育休などの社員を組織に惹きつけ続けるには?

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みなさんの周りに、このような状況はありませんか?
  • 人事部:有能な人材の離職率が高く、流出を防ぎたい。

  • 部門長:在宅勤務や、出向先、客先常駐など、会社から離れて働く社員への情報発信を効果的にしたい。

  • 社員:会社の方針があまり見えず、自分のこれからのキャリアイメージが作れない

  • 社員:メールが多過ぎて、会社からの発信メールが埋もれてしまう。

  • 社員:産休、育休中は会社のメールやイントラを見ることができないため、会社や部門の動向、最新情報が得られず不安を感じる。

組織の方向性を文字と画像と動画でメッセージ。
社外で働く社員の組織に対するモヤモヤを軽減。

オフィスには月に数回出社して、ふだんは自宅(地方など)で働く、育児や介護の問題で定期的あるいは突発的にリモートワークをする、
といった柔軟な働き方を選択できる企業が増えています。

しかし、これまでの同じ場所で働いている時と同じ情報発信の方法では、放っておくと、そんな働き方の社員と会社との距離は離れていくばかりです。

また、毎日増え続ける大量のメールの中では、せっかくの会社からの重要な情報発信メールも埋もれてしまいがち。

ふだんオフィスで顔を合わせないからこそ、組織の進む方向性の提示と個人のキャリア支援が重要です。
会社との接点が少ないからこそ、そのタイミングで印象に残るメッセージをわかりやすく、まとめて発信することが重要です。

※離職率が高いエンジニアやコンサルタントなどの職種の特徴的な課題であった
客先常駐による「会社との接点が少ないこと」が、多様な働き方の推進により、今後はどの職種にも起こりうる現象となります。

社外からID・パスワードでログオンできるセキュアな情報共有

子どもの世話や介護をするなかで、会社からの情報発信はありがたいものです。
しかし、文字だらけのメールでは、伝えられる情報に限界があります。
また、会社から送られてくるさまざまな情報を受信してきちんと整理するのはひと苦労。

とはいえ情報からすっかり離れていると、自分の状況が会社にとってどのように受け取られているか不安にもなります。

そんなときに、これまでの先輩社員の復職体験談は大きな力になります。
会社の制度としてのバックアップだけでなく、現場組織や当事者からの 共感の声があれば、安心して産休・育休・介護に専念できるのです。

文字だけでなく、写真や動画があるともっと効果的です。
そして、何より情報を見つけやすいことが重要です。
 

EP1の便利な機能(抜粋)

  • TOP画面に表示する、おすすめ記事を自由に並び替えて優先度が高い情報を効果的に発信。
  • 情報の分類機能で、情報の種類ごとにまとめて管理でき、一連の情報を一括管理。
  • 情報の発信には、文字、画像、添付ファイル、関連リンク、動画(オプション)を利用可能。
  • 特定のユーザーにサイトからサイト更新情報をメール発信。
  • ユーザーからの情報発信と他のユーザーからのコメント投稿による、ユーザー同士の交流。
   
◆こんな使い方も・・・休職者の自己成長支援を意識したB社の例

B社においては、休職者は会社のメールを見ることができません。
しかし、休職期間を生かして自己成長をしたいと考える社員を支援したいという考えから、ポータルサイトにカスタマイズ機能を追加。
休職者のスキルアップの機会を提供できるようにしました。

おもな追加機能は以下の内容です。

○会社メールアドレスとは他に個人メールアドレスを自身が登録。
 個人のPCやタブレットなどにメールを受け取ることができるようにする
○「休職者」だけに一斉メールを送信することができる
○産休・育休者専用のカテゴリを設け、対象者だけ閲覧可能にする
○通信教育やeラーニングの教材送付先に自宅住所を入力可能にする
○簡易アンケート作成機能

休職中は仕事や家庭との両立、復職に関するさまざまな不安・疑問がありますが、それを語り合える場所は案外ないものです。休職者のみ閲覧可能なカテゴリという「同じ組織の同じ立場の者だけで安心して語り合う場」ができたことで、カテゴリ内では闊達な意見交換がされるようになりました。

また、休職中にスキルアップすることにより、自信を持って復職に臨めるといった効果も出るなど、復職に向けてのモチベーションアップに役立つ結果となりました。

簡易アンケート機能は産休・育休者の意識調査、復職支援セミナーの希望日程集約などに活用され、自宅にいる社員と会社との双方向コミュニケーションを実現しています。

産休・育休にかかわらず、今後は働き方も会社への関わり方も多様化していくでしょう。
会社にいてもいなくても、変わらず会社からの情報や就業・自己成長に関する支援を受けられることは、組織と個人の結びつきをより強靱なものにしていくための手段として非常に有用と考えられます。B社の取り組みはその先陣を行くものとして、これからも進化していくでしょう。

 

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